Office Management für hochmodernes Rechenzentrum

Deine Aufgaben:

– Assistenz der Geschäftsführung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben

– Unterstützung und Vorarbeiten der Finance Abteilung

– Eigenverantwortliche Büroorganisation und Übernahme von allgemeinen und organisatorischen Aufgaben.

– Sales- und Einkaufsunterstützung

– Überwachung und Verwaltung von Verträgen

– Organisation von Meetings, Konferenzen und Veranstaltung

– Kontakt zu Kunden, Dienstleistern und dem Team

– Personalverwaltung wie Anlegen & Führen von Personalakten, Bearbeitung Arbeits-, Urlaubs- und Fehlzeiten, Vorbereitung von Arbeitsverträgen und Dokumenten

– Eigenständige Umsetzung von unterschiedlichen Projekten

Gewünschte Qualifikation:

− Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.

− Selbstständige Arbeitsweise und hohe Problemlösungskompetenz.

− Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

− Teamfähigkeit:** Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten, um effektiv in einem Team zu arbeiten und Zusammenarbeit zu fördern.

− Organisationstalent:** Fähigkeit, Aufgaben und Prioritäten effizient zu verwalten, um einen reibungslosen Büroablauf zu gewährleisten.

− Problemlösungsfähigkeiten:** Analytisches Denken, um Herausforderungen schnell zu identifizieren und kreative Lösungen zu entwickeln.

− Fundierte Kenntnisse in Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) zur Erstellung von Dokumenten, Präsentationen und Analysen.

− Verständnis für Unternehmensprozesse

Dein Profil:

− Unterstützung der Geschäftsführung:

• Administrative Aufgaben: ** Koordination von Terminen, Besprechungen und Reiseplänen für die Geschäftsführung. o Protokollführung: ** Dokumentation von Meetingprotokollen und Nachverfolgung von Aufgaben und Projekten.
• Berichtserstellung: ** Vorbereitung von Präsentationen und Berichten zur Unterstützung der Entscheidungsfindung der Geschäftsführung.

− Buchhaltungskenntnisse: ** Vertrautheit mit grundlegenden Buchhaltungsprinzipien, Erfahrungen in der Erstellung und Überprüfung von Finanzberichten und Erfahrung mit Abrechnungen für Kunden.

− Budgetverwaltung: ** Fähigkeit, Budgets zu überwachen und Kostenanalysen durchzuführen, um die finanzielle Effizienz zu verbessern.

− Finanzsoftware: ** Erfahrung im Umgang mit Finanzsoftware (z.B. DATEV), um Transaktionen und Berichte effizient zu verwalten.

− Mitarbeiterverwaltung: ** Erfahrung in der Pflege von Mitarbeiterdaten und der Verwaltung von Personalakten.

− Schulung und Entwicklung: ** Mitwirkung an der Planung und Organisation von Schulungen und Weiterbildungsmaßnahmen für Mitarbeiter.

− Sale Unterstützung: ** Vorbereitung von Angeboten in Zusammenarbeit mit dem Account Manager.

− Kundenservice: ** Freundlicher und professioneller Umgang mit Kunden und Partnern, um eine positive Erfahrung und Kundenzufriedenheit sicherzustellen.